البرنامج المتكامل لمديري مكاتب الإدارة العليا

المحتوى العلمي:

اليوم الأول: مفهوم إدارة المكاتب العليا:

• اختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب.
• المفهوم العلمي للاتصالات الإدارية و أساليبها.
• فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين.
• المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب.
• ورشة عمل تطبيقية لبناء بطاقة وصف وظيفي لمهمة مدير مكتب.

إدارة المكاتب المعاصرة في المنظمات الحديثة:

• أهمية الإدارة الفعالة لأعمال مدير المكتب في نجاح العمل الإداري.
• أنواع إدارة المكاتب.
• المكتب الحديث.
• وظائف المكتب الحديث.
• أهداف المكتب الحديث.
• أهمية إدارة المكاتب الحديثة.
• تنظيم أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات بالمكاتب الحديثة.

اليوم الثاني: أبعاد وظيفة مدير المكتب:

• التخطيط للاجتماعات.
• جدولة الأعمال.
• وضع نظم الفهرسة و الحفظ.
• نظم المعلومات و صناعة القرارات.
• مهارات إعداد التقارير العليا ( مؤشرات الأداء ).
• إدارة العلاقة بين موظفي الإدارة العليا بالوحدات التنظيمية الداخلية مع باقي الوحدات داخل المنظمة أو بالجهات الخارجية.

اليوم الثالث: برتوكول العمل بإدارة المكاتب:

• مفهوم البرتوكول.
• عناصر فعالية تصرفات مدير المكتب.
• مهارات مدير المكتب في إدارة برتوكولات التعامل.
• إدارة الانطباع الأول لدى المستفيد من خدمات مدير المكتب.
• ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين.
• العوامل المؤثر في تكوين الانطباع الأول لدى المتلقي لخدمات مدير المكتب.
• مفهوم الكاريزما.
• الخصائص النفسية لمدير المكتب الفعال.
• مهارات الاتيكيت في اللبس وأثرها في نجاح عمل مدير المكتب الفعال.
• المهارات الصوتية لمدير المكتب الفعال.
• مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة لمدير المكتب الفعال.
• مهارات النظرة الشمولية.
• المهارات اللغوية.
• مفهوم المهارات اللغوية.
• أهمية المهارات اللغوية في لنجاح مدير المكتب الفعال.

اليوم الرابع: مهارات الاتصال الفعال:

• مفهوم الاتصال.
• نموذج الاتصال.
• تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال إدارة المكاتب.

مهارات بناء الألفة:

• مفهوم بناء الألفة.
• أهمية بناء الألفة في مجال عمل إدارة المكاتب.
• تطبيقات عملية على استراتيجية بناء الألفة في مجال إدارة المكاتب.

اليوم الخامس: قواعد الإتيكيت (آداب المعاملة واللياقة):

• مفهوم الإتيكيت.
• أهمية معرفة معايير الإتيكيت العالمي والمحلي لنجاح مدير المكتب في مهامه.
• المعايير العالمية للإتيكيت المتفق عليه في مجال إدارة المكاتب.
• العرف السائد في الإتكيت المتفق في مجال إدارة المكاتب بالوطن العربي.
• تطبيقات عملية على قواعد الإتيكيت في مجال إدارة المكاتب.
• تنمية مهارات الاتصال من منظور العلاقات التبادلية.
• مفهوم الأنماط السلوكية البشرية.
• العوامل المؤثرة في تشكيل الأنماط السلوكية البشرية.
• مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة.
• تطبيقات عملية على التعامل مع الأنماط السلوكية البشرية في مجال إدارة المكاتب.

اليوم السادس: مهارات وأدوات واستراتيجيات إدارة المكاتب الحديثة:

• مهارات إدارة الملفات.
• مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات و المعلومات.
• الاستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال إدارة المكاتب.
• مهارات استقبال وتصدير المكاتبات.
• طرق الفهرسة و الحفظ للوثائق والملفات ( تطبيقات عملية ).
• فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( ( الخطاب / المذكرة / التقارير ).
• فن كتاب التقارير.
• فن تنظيم الاجتماعات.
• فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات.

اليوم السابع: مهارات التفكير العليا لمير المكتب الفعال:

• مفهوم مهارات التفكير العليا.
• أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها لمدير المكتب الفعال.
• البرامج العقلية العليا وأثرها على نجاح مدير المكتب الفعال.
• مهارات تنشيط الذاكرة.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• مهارات التفكير الابتكاري.
• مهارات التفكير الإبداعي.
• تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا لمدير المكتب من واقع الممارسات العلمية لمهمة إدارة المكاتب.

اليوم الثامن: مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل:

• مفهوم إدارة الصراعات.
• مفهوم التوتر.
• أهمية قدرة مدير المكتب على إدارة الصراعات بفعالية لنجاح عمله.
• مهارات إدارة الصراعات.
• مهارة حل النزاع و مواجهة المشكلات بفعالية.
• مهارات تخفيف التوتر في بيئة العمل.
• آليات تحسين العلاقات الإنسانية في بيئة العمل.
• تطبيقات عملية على إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل من واقع عمل مدير المكتب.

مهارات الاقناع:

• مفهوم الاقناع.
• الفرق بين الاتصال والحوار والتفاوض والاقناع.
• هل الإقناع فن أم علم.
• أهمية مهارات الاقناع لمدير المكتب الفعال.
• نماذج التأثير الأربعة في عملية الإقناع .
• النماذج الثلاثة للمؤثرين في عملية الإقناع.
• استراتيجية هوف رانك للإقناع (استراتيجية التركيز والتخفيف ).
• تطبيقات عملية على استراتيجية هوف رانك للإقناع في مجال إدارة المكاتب.

اليوم التاسع: مهارات إدارة الوقت وأدواته:

• مفهوم الوقت.
• أهمية الإدارة الفعالة للوقت وأثرها في نجاح عمل مدير المكتب الفعال.
• مصفوفة المهم والعاجل وتطبيقات استخدامها في إدارة الوقت.
• مهارات التخطيط باستخدام خارطة غانيت لتنظيم الوقت.
• تنمية مهارات التخطيط لإدارة فعاليات زمن استقبال الزوار.
• تصميم وتحديد شبكة الزوار.
• تصميم شبكة الخدمات المطلوبة.
• تحديد وتصميم إجراءات الاستقبال.
• تحديد وتصميم إجراءات تخطيط و متابعة طلبات زوار المكتب

مهارات التفويض:

• مفهوم التفويض.
• متى نفوض ومتى لا نفوض المهام.
• أهمية التفويض الفعال لنجاح عمل مدير المكتب الفعال.
• نموذج التفويض الفعال.
• بناء خرائط التدفق للمهام.
• تطبيقات عملية على مهارات التفويض من واقع عمل إدارة المكاتب.

اليوم العاشر: استخدام التقنية الحديثة في إدارة المكاتب

• مفهوم تقنيات إدارة المكاتب.
• أهمية تفعيل التقنية في نجاح إدارة المكاتب الحديثة.
• مفهوم الأتمتة.
• الإجراءات و الخطط التنفيذية لإقامة أنظمة متطورة لحفظ و استرجاع مواد المعلومات.
• مزايا استخدام التقنيات الحديثة في مجال إدارة المكاتب.
• استخدام الميكنة الحديثة في إدارة المكاتب.
• الأجهزة الحديثة و الإدارة المكتبية الحديثة.
• نظم تخطيط و متابعة خدمات الاتصالات الداخلة والخارجية.